Qué es el DeCA

Qué es el DeCA en una frase

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento que acredita ante la inspección que un transporte público de mercancías por carretera dentro de España es legal: quién lo contrata, quién lo hace, qué se lleva, de dónde a dónde, cuándo y con qué vehículo. Desde el 5 de octubre de 2026 debe ser electrónico: un PDF nativo con un código QR que permite al agente descargarlo en el momento.

No es un documento nuevo. Es el mismo documento de control que el sector conoce desde 2013 por la Orden FOM/2861/2012, con un cambio de soporte y unos requisitos técnicos concretos. Si quieres ver todas las fechas, tienes la cronología completa. Si te confunden los nombres (DCA, DCD, DCDT, documento de control), están explicados en los nombres del documento.

Por qué cambia ahora: la Ley 9/2025

El artículo 222 del Reglamento de la LOTT (ROTT) obliga desde hace décadas a llevar a bordo los documentos de control administrativo que se establezcan, y permite que sean electrónicos con las características que fije la Dirección General. La Orden FOM/2861/2012 concretó ese documento para el transporte de mercancías. Durante años convivieron el papel y el electrónico voluntario.

La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible cerró esa etapa. Su disposición transitoria octava dice que el documento de control regulado en la Orden FOM/2861/2012 "deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley". La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025; diez meses después es el 5 de octubre de 2026.

Para que los operadores supieran cómo tenía que ser ese documento electrónico, la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril publicó la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE del 12 de junio), que sustituye a la Resolución de 22 de mayo de 2023 y detalla el formato, la URL, el QR, la conservación, la modificación y la copia al conductor. Las seis normas implicadas están explicadas en la normativa del DeCA.

Quién está obligado

La Orden FOM/2861/2012 señala en su artículo 4 a dos sujetos obligados a formalizar el documento de control:

Los dos están obligados por igual a que el documento exista. Cualquiera de ellos puede emitirlo, y en la práctica lo hace quien tiene los datos y el sistema. Si el cargador lo emitió y puede probarlo, queda exento aunque el conductor no lo lleve. El detalle, con los casos de cadenas de subcontratación, está en quién debe emitir el DeCA y en subcontratación.

El tamaño no importa: un autónomo con un camión es transportista efectivo y responde igual que una flota. Si trabajas solo, tienes una página para ti: DeCA para autónomos.

Qué transportes están exentos

El artículo 2.1 de la Orden lista cuatro exenciones, y son las únicas:

1. Transportes que no requieren autorización de transporte (título habilitante), como el transporte privado complementario que una empresa hace de su propia mercancía.
2. Mudanzas.
3. Transportes de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales.
4. Paquetería y servicios similares que impliquen recogida o reparto de "un reducido número de bultos que puedan ser fácilmente manipulados por una persona sin otra ayuda que las máquinas o herramientas que lleve a bordo el vehículo".

Fuera de esa lista, hay DeCA. El grupaje y la carga fraccionada no están exentos; la exención de paquetería no es "reparto" en general, sino pocos bultos que una persona mueve a mano. El transporte internacional no es una exención sino otro régimen: usa los documentos de sus convenios (el CMR). El cabotaje en España sí lleva DeCA. Todo esto, con ejemplos, en las excepciones, grupaje y carga fraccionada y transporte internacional y CMR.

Qué datos lleva

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 enumera los datos de carácter esencial. Son pocos, y conviene saber de dónde sale cada uno en la operativa real:

Fíjate en la última columna: el albarán del cargador identifica bien la carga, el origen y el destino, pero no identifica al transportista efectivo ni al vehículo. Por eso una foto del albarán, por sí sola, nunca podría ser el documento de control, y por eso DeCA Fast completa esos datos desde el perfil de la empresa y del vehículo vinculado al teléfono del conductor. Cada campo, con lo que dice la norma sobre él, en datos obligatorios del DeCA.

Lo que no exige el artículo 6: precio, destinatario, número de bultos, firma, conductor. Son datos de la carta de porte o del albarán comercial, no del documento de control. La diferencia está en DeCA, carta de porte y eCMR y en DeCA frente a albarán.

Cómo debe ser el documento electrónico

La Resolución de 5 de junio de 2026 fija los requisitos técnicos. Resumidos:

No hay homologación, certificación ni registro de aplicaciones. Cumplir es responsabilidad de quien emite. Si quieres comprobar un PDF concreto, usa el validador de DeCA. El detalle técnico, con lo que implica cada punto para tu proveedor, en requisitos técnicos.

Cómo se hace un DeCA, paso a paso

1. Reúne los datos del artículo 6. Los del cargador y la carga suelen estar en el albarán; los del transportista y el vehículo, en tu empresa.
2. Genera el PDF antes de salir. En una aplicación que lo cree desde datos, registre la hora y le asigne una URL única con QR.
3. Entrega la copia al conductor con el QR, en el móvil o impresa, antes del inicio efectivo del servicio.
4. Si algo cambia en ruta, modifica por la vía correcta: nuevo PDF con nueva URL (conservando el original) o anotación en el mismo PDF con el motivo. Nunca a mano.
5. Conserva el fichero un año.

La versión larga, con las dos formas de hacerlo (formulario y foto), en cómo hacer el DeCA. Y si tu caso es el del conductor que carga en un muelle ajeno sin que nadie haya emitido nada, el DeCA en ruta.

Qué pasa en una inspección

El apartado séptimo de la Resolución es claro: una vez generado el DeCA, y siempre antes de iniciar el servicio, hay que entregar al conductor una copia, electrónica en un dispositivo móvil o impresa en papel, y en ambos casos con el código QR. Cuando el agente de la inspección lo pida, el conductor presenta el DeCA con el QR o, en su defecto, solo el QR. El agente lo escanea, la URL le descarga el PDF y comprueba los datos contra la carga y el vehículo.

Dos consecuencias prácticas. Primera: si el conductor lleva una copia impresa y algo ha cambiado, no puede corregirlo a mano: las anotaciones manuscritas no se tienen en cuenta. Segunda: la URL tiene que funcionar en el momento del control, sin pedir credenciales. Más en el DeCA en una inspección en carretera.

Modificar el DeCA cuando algo cambia

Se avería el tractor y llega otro, cambia el destino, la carga real no es la prevista. El artículo 6 g) de la Orden obliga a hacer constar el cambio de vehículo, y el apartado quinto de la Resolución ofrece dos vías:

• Modificar el fichero existente: se añaden los datos nuevos y el motivo al mismo PDF, marcando claramente los antiguos como no válidos. La URL y el QR no cambian.
• Generar un fichero nuevo: un PDF con todos los datos, nueva URL y nuevo QR. El original se conserva para trazabilidad.

En ambos casos hay que hacer llegar al conductor el PDF modificado o el nuevo. DeCA Fast usa la segunda vía: cada cambio es un DeCA nuevo, enlazado al anterior, que pasa a estado "sustituido" y sigue accesible. Detalle y ejemplos en modificar el DeCA en ruta.

Varios envíos en un DeCA

El apartado sexto permite consignar varios servicios en un mismo DeCA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos. Hay que identificar claramente por envío el origen, el destino, la naturaleza y el peso (y cualquier otro dato que difiera), y el orden en que aparecen no implica orden de ejecución. Para el reparto multicliente esto significa: un DeCA por cargador, no uno por ruta. Más en agrupar envíos.

Firma, eCMR, carta de porte y otros documentos

Tres confusiones frecuentes que la propia normativa resuelve:

• No hay que firmar el DeCA. El preámbulo de la Resolución dice que ni la Orden FOM/2861/2012 ni la de viajeros exigen firma para la validez del documento de control. Solo si además se usa con finalidad contractual y se decide firmar, se exige firma electrónica avanzada o cualificada (Reglamento eIDAS). Más en firma electrónica y DeCA.
• El eCMR no es obligatorio. El Ministerio lo aclara en su página oficial. El CMR es el documento del transporte internacional.
• Otros documentos pueden hacer de DeCA. El artículo 2.2 de la Orden y el apartado octavo de la Resolución admiten que una carta de porte, el documento ADR, el DI de residuos, el documento SANDACH o cualquier otro formato sirvan como documento de control si contienen todos los datos del artículo 6, identifican de forma expresa al cargador contractual y al transportista efectivo y cumplen los requisitos técnicos. Y el apartado noveno admite el esquema europeo eFTI como alternativa.

Sanciones

La carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control es infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, con multa de 401 a 600 euros según el artículo 143.1. El mismo artículo señala a las empresas que no velen porque sus conductores dispongan de la documentación obligatoria, en papel o electrónica, y también la ocultación o falta de conservación.

Responden el cargador contractual y el transportista efectivo. Un PDF escaneado, una foto del albarán o un documento sin QR equivalen a carecer del documento. Los detalles, incluido quién responde de cada dato, en las sanciones del DeCA.

Cronología resumida

La versión completa, con lo que cambió en cada paso, en la cronología del DeCA.

Cómo prepararse

Si emites pocos DeCA porque tus clientes te los facilitan, asegúrate de que el conductor lleve la copia con el QR y de que puedes descargar los ficheros durante un año. Si cargas con albarán en papel en muelles ajenos, necesitas una forma de generar el DeCA desde el móvil antes de arrancar. Si mueves una flota, necesitas que cada conductor emita sin depender de la oficina y que tráfico lo vea todo.

Hemos preparado una checklist imprimible para el 5 de octubre, un glosario con los términos que usa la norma y un hub de preguntas frecuentes con más de treinta respuestas. Y si quieres ver cómo se hace un DeCA con una foto, así funciona DeCA Fast.