DeCA para flotas

El problema cambia de escala

Con cinco camiones, veinte conductores o cincuenta vehículos, el DeCA deja de ser un documento y pasa a ser un proceso: quién lo emite, cómo llega al conductor, qué pasa cuando tráfico cambia un camión a las seis de la mañana, cómo se archivan mil documentos al mes y cómo se demuestra que cada uno se hizo antes de salir. Lo que en un autónomo es un hábito, en una flota es una operativa que tiene que funcionar sin que nadie la vigile.

DeCA Fast está organizado para eso: cada conductor emite desde su móvil, tráfico lo ve todo en el panel y el sistema de la empresa se conecta por API.

Tres formas de emitir, un mismo documento

Las tres pasan por la misma emisión: PDF nativo con QR, URL única, hora del servidor, transportista y matrículas copiados del perfil en el momento de emitir. Da igual por dónde entre: el documento es idéntico y aparece en el mismo histórico.

Lo habitual en una flota mixta es API o panel para lo planificado y foto para lo que surge. Así el plan solo cubre las fotos, que suelen ser una parte pequeña del total.

Conductores: vincular y asignar

Cada conductor escribe una vez el ID de empresa al bot y queda vinculado. Tráfico ve el teléfono en el panel, le pone nombre y le asigna un vehículo. Cuando un conductor cambia de camión, tráfico cambia la asignación; cuando deja la empresa, elimina el teléfono y el bot deja de aceptar sus fotos. La oficina recibe un email cada vez que se vincula un teléfono nuevo.

No hay usuarios ni contraseñas para conductores. No hay app que actualizar en veinte móviles. El conductor usa el WhatsApp que ya tiene.

Vehículos y remolques

Se dan de alta todos los tractores y remolques con sus matrículas. El DeCA toma las dos del vehículo asignado en el momento de emitir, y las copia al documento: si mañana cambias la matrícula en la ficha, los DeCA ya emitidos no cambian. Un DeCA es una fotografía del momento.

Cambio de tractor con la carga a bordo: sustitución con motivo "cambio de vehículo", desde el chat, el panel o la API. El DeCA nuevo lleva la nueva matrícula y enlaza al anterior. Si tu TMS sabe del cambio, puede hacerlo él por API sin que nadie intervenga (modificar el DeCA).

Tráfico: lo que ve el panel

• Histórico de todos los DeCA de la empresa: número, fecha y hora, conductor, vehículo, cargador, estado (emitido, sustituido, anulado), PDF y URL. Filtro por fechas y estado.
• Detalle de cada documento con todos los campos, la cadena de sustituciones y los eventos (emitido, PDF generado, sustituido, anulado) con su hora.
• Cargadores habituales y direcciones de confianza que el sistema va aprendiendo y que tráfico puede corregir. Cuanto más limpios, menos preguntas hace el bot a los conductores.
• Uso del mes frente al plan, con aviso al 80 %.
• Claves API por sistema, revocables por separado.

Integración con el TMS

La API permite crear, consultar, listar, sustituir y anular. El patrón más común:

1. El TMS confirma la orden de carga y llama a POST /deca con los datos del envío y el vehicle_id del camión asignado.
2. Recibe el número, la URL y la URL del PDF, y las guarda en la expedición.
3. Envía el PDF al conductor por vuestro canal, o deja que el conductor lo tenga en el chat de DeCA Fast si también usa el bot.
4. Si tráfico cambia el camión en el TMS, este llama a /replace con el motivo y el nuevo vehículo.
5. A fin de mes, lista los DeCA del periodo para archivarlos junto a las facturas.

Límite: 60 peticiones por minuto por clave. Sin borrado: todo lo emitido se conserva y su URL sigue activa.

Conservación y auditoría

Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar cada DeCA un año. En una flota son miles de documentos. Con DeCA Fast no hay nada que archivar: nada se borra, cada documento tiene su URL permanente y el histórico es exportable por API. Si un cargador o la inspección pide un DeCA de hace diez meses, está donde estaba (conservación).

Cada documento registra la hora de emisión del servidor y cada modificación queda como un documento nuevo enlazado. Es la trazabilidad que pide la Resolución y la que te permite demostrar, ante un requerimiento, que cada DeCA se hizo antes de salir.

Qué plan

Depende solo de los DeCA con foto al mes. Los de panel y API son ilimitados.

Una flota de veinte camiones donde el 80 % se planifica desde el TMS y el 20 % surge en ruta puede estar en Básico o Estándar. Calcula el tuyo en la calculadora. Nunca se bloquea la emisión por volumen; solo por suscripción impagada. Precios sin IVA, sin permanencia (precios).

Puesta en marcha

1. Alta de la empresa (razón social, NIF) y de los vehículos con sus matrículas desde el panel.
2. ID de empresa a los conductores; asignación de vehículos en el panel.
3. Clave API para el TMS, si lo hay.
4. Prueba con un par de conductores una semana; el resto, después.

Si tienes varias sociedades (una por autorización, por ejemplo), hoy cada una es una empresa en DeCA Fast con su propio panel y sus claves. La gestión multiempresa desde un mismo acceso está prevista para más adelante.

Antes de decidir, mira la comparativa de herramientas: precios publicados, forma de introducir los datos, API. Y si quieres verlo con un albarán vuestro, escribe al WhatsApp de demo.