Cómo hacer el documento de control (DeCA)

Antes de empezar: qué tienes que tener

Hacer un DeCA es transformar ocho datos en un PDF con QR antes de que el camión arranque. Lo que necesitas, sea cual sea la herramienta:

• Los datos del envío: cargador contractual (nombre, NIF, domicilio), origen, destino, naturaleza y peso. Normalmente están en el albarán o en la orden de carga.
• Los datos del transporte: nombre y NIF del transportista efectivo, fecha, matrícula del vehículo y del remolque, y la autorización especial si la hay. Estos los tiene la empresa transportista, no el cargador.
• Una aplicación que genere el PDF nativo, le asigne una URL única con QR, registre la hora y lo conserve. No hay modelo oficial ni aplicación del Ministerio para esto; la eliges tú (comparativa de herramientas).

Los seis pasos que siguen son los que exige la normativa. Debajo de esta página los tienes también como lista numerada.

Paso 1. Reúne los datos del artículo 6

Repasa la lista de datos obligatorios. El error más frecuente no es olvidar un dato, sino poner el cargador equivocado: el cargador contractual es quien te contrata a ti (una agencia, un operador, otro transportista), no necesariamente el dueño de la mercancía que está en la cabecera del albarán. Y el segundo error es la matrícula del remolque: en un conjunto articulado van las dos.

Si el peso exacto no se conoce al cargar, la norma permite otra magnitud (palés, unidades, volumen). Anótala en vez de dejarlo en blanco.

Paso 2. Genera el PDF nativo antes de salir

La Resolución exige transformar los datos en fichero "en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio". La aplicación registra la fecha y hora de creación, y esa hora es la que la inspección puede contrastar con la hora de salida.

El PDF tiene que ser nativo digital: generado desde los datos, con texto seleccionable, menos de 5 MB, y con la fecha y hora en los metadatos. Un documento en papel fotografiado o escaneado no vale, aunque esté perfecto. Un PDF exportado desde un procesador de textos es nativo pero le faltan la URL única, el QR y el repositorio: tampoco vale. Los requisitos completos en requisitos técnicos.

Paso 3. Comprueba la URL y el QR

Cada DeCA tiene una URL única que empieza por https:// y que, al abrirla, descarga el PDF directamente: sin login, sin botones, sin visor que exija pulsar nada. Esa URL va codificada en un QR dentro del PDF. Puede llevar un token para que no sea adivinable, pero no puede caducar antes de terminar el servicio.

Si estás eligiendo herramienta, esta es la prueba definitiva: escanea el QR de un DeCA de ejemplo con el móvil y mira qué pasa. Si se abre una página con un botón "Descargar", no cumple el apartado tercero.4.

Paso 4. Entrega la copia al conductor

Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor tiene que llevar una copia del DeCA con el QR: electrónica en el móvil o impresa en papel. En un control enseña el DeCA con el QR o, si hace falta, solo el QR. El agente lo escanea y descarga el PDF.

Dos avisos. El conductor no puede corregir a mano una copia impresa: las anotaciones manuscritas no se tienen en cuenta. Y si le mandas el PDF por un canal de mensajería, asegúrate de que le llega antes de arrancar, no cuando ya está en la autovía. Detalle en inspección en carretera.

Paso 5. Si algo cambia, modifica por la vía correcta

Cambio de vehículo por avería, destino distinto, carga que no es la prevista. El artículo 6 g) obliga a hacer constar el cambio de vehículo, y la Resolución da dos vías: modificar el PDF existente (misma URL y QR, anotando el motivo y marcando los datos antiguos como no válidos) o generar un PDF nuevo (nueva URL y QR, conservando el original). En ambos casos hay que hacer llegar el nuevo PDF al conductor. Cómo se hace en la práctica, en modificar el DeCA en ruta.

Paso 6. Conserva el fichero un año

Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar el DeCA al menos un año. Pueden tener repositorios independientes, y si lo generó uno de ellos basta con que el otro pueda descargarlo. La descarga por la URL del QR puede desactivarse a los siete días de terminar el servicio; el fichero, no. Detalle en conservación.

Dos formas de hacerlo: formulario o foto

La normativa no dice cómo introducir los datos. En la práctica hay dos maneras:

Las dos son válidas si el resultado cumple la Resolución. La diferencia está en el tiempo y en quién puede equivocarse. Si tu operativa es planificada desde una oficina con los datos ya en el sistema, el formulario (o la integración con tu TMS por API) funciona. Si tu operativa es la del conductor que carga con un albarán en papel en un muelle ajeno, la foto es la única que no le hace teclear. Es lo que hace DeCA Fast y el caso de el DeCA en ruta.

Cuántos ejemplares

El artículo 8 de la Orden exige dos: uno para el cargador contractual y otro para el transportista efectivo, que lo lleva a bordo. En electrónico, ambos acceden al mismo fichero por su URL; lo que tiene que existir es la posibilidad de que cada uno lo descargue durante el año de conservación.

Errores que anulan el DeCA aunque lo hayas hecho

• Emitirlo después de salir (la hora de creación lo delata).
• Generarlo desde una imagen o escaneo.
• QR que lleva a una página con botón o con login.
• URL caducada antes de acabar el servicio.
• Corregir datos a mano en la copia impresa.
• Olvidar la matrícula del remolque.
• Poner al cargador efectivo en lugar del contractual.

Cada uno de ellos es, para la inspección, carencia o falta de datos esenciales: 401 a 600 € de multa.