Quién emite el DeCA cuando hay subcontratación

Las dos figuras que importan

La Orden FOM/2861/2012 no habla de "cliente", "cargador", "agencia" o "subcontratado" a efectos de responsabilidad. Solo distingue dos figuras, definidas en su artículo 4:

Estarán obligados a la formalización del documento de control:

a) El transportista efectivo, que es la persona, física o jurídica, titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.

b) El cargador contractual que es la persona, física o jurídica, que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío, ya sea el cargador efectivo o bien otro transportista, una cooperativa o sociedad de comercialización, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquier otro que contrate habitualmente transporte o intermedie habitualmente en su contratación.

En cualquier cadena, por larga que sea:

• Transportista efectivo = el último eslabón. El que pone el camión con su autorización y hace el transporte físicamente.
• Cargador contractual = el penúltimo eslabón. El que contrata directamente al transportista efectivo, sea quien sea.

Todo lo que hay por encima (el dueño de la mercancía, el operador principal, la agencia que a su vez fue contratada por otra) no es dato del DeCA.

Cadenas típicas

El fabricante solo es cargador contractual cuando contrata directamente con quien conduce. En cuanto hay un intermediario, el intermediario ocupa su lugar.

Qué dato va en el DeCA

El artículo 6 exige el nombre, NIF y domicilio del cargador contractual y el nombre y NIF del transportista efectivo. Errores habituales:

• Poner al dueño de la mercancía (cargador efectivo) cuando quien te contrató fue una agencia. Es el error más común porque el albarán lleva al dueño de la mercancía.
• Poner al transportista principal (el que tiene el contrato con el cliente) cuando el viaje lo hace un subcontratado. El efectivo es quien conduce con su autorización.
• Poner los dos cargadores (el efectivo y el contractual) "por si acaso". No es incorrecto añadir información como observación, pero el campo de cargador contractual tiene que ser uno y el correcto. La Resolución exige que cargador contractual y transportista efectivo estén "identificados de forma expresa y diferenciada".

Quién emite y quién responde

Los dos obligados son el cargador contractual y el transportista efectivo. Cualquiera de ellos puede emitir el DeCA; los dos responden de que exista y vaya a bordo. Y el artículo 7, con la redacción de la Orden TRM/282/2026, reparte la responsabilidad sobre los datos:

Y la exención del artículo 7.1: si no hay documento a bordo, el cargador contractual queda eximido si prueba que el documento fue emitido. El transportista efectivo no tiene esa vía de escape: llevar el documento a bordo es suyo.

Aplicado a la subcontratación

Eres el transportista principal y subcontratas un viaje a un autónomo. En ese viaje tú eres el cargador contractual. Respondes de tus datos, de identificar bien al autónomo (nombre y NIF), de origen y destino y de la mercancía y el peso. El autónomo responde de la fecha, las matrículas y de llevar el DeCA. Lo emite cualquiera de los dos; si lo emites tú y puedes probarlo, quedas exento si el autónomo no lo lleva.

Eres el autónomo subcontratado. Tu cargador contractual es quien te contrató (el transportista principal, la agencia), no el cliente que aparece en el albarán. Si emites el DeCA tú, pon a quien te contrata. Y sé consciente de que si el principal no ha emitido el DeCA, tú eres el que está en la carretera sin documento: 401 a 600 €.

Eres la agencia u operador. Frente a cada transportista que contratas, eres el cargador contractual. Frente a tu cliente, no eres nada a efectos del DeCA (el DeCA no lo menciona). Tienes que asegurarte de que existe un DeCA por cada envío (o agrupado por transportista, si coinciden cargador y transportista en varios envíos: agrupar envíos) y conservarlo un año.

Eres el dueño de la mercancía y contratas a una agencia. No eres cargador contractual del DeCA. Tu responsabilidad documental se limita a lo que pactes con la agencia. Aun así, dar a la agencia datos correctos de origen, destino, mercancía y peso te evita problemas, porque esos datos acabarán en un DeCA.

Cooperativas y sociedades de comercialización

El artículo 4 b) cita expresamente a las cooperativas. Cuando un socio realiza el transporte con su propia autorización, la cooperativa que lo contrató es el cargador contractual y el socio el transportista efectivo. Si la cooperativa tiene autorización propia y el socio conduce como empleado o con vehículo de la cooperativa, la cooperativa es el transportista efectivo. Depende de con qué autorización se hace materialmente el transporte.

Qué hacer en la práctica

1. En cada relación de subcontratación, acuerda quién emite el DeCA. Si lo emite el principal, que lo haga llegar al conductor antes de salir, con el QR. Si lo emite el subcontratado, que tenga los datos del principal (nombre, NIF, domicilio).
2. El subcontratado debe poder emitir por su cuenta cuando el principal no lo haga. Es el caso de el DeCA en ruta: con la foto del albarán y el perfil de su empresa.
3. Guarda prueba de emisión: el propio DeCA, con su hora de creación, es la prueba del artículo 7.1.
4. Los dos conservan el fichero, o uno lo conserva y el otro puede descargarlo, durante un año (conservación).

Más sobre las dos figuras en quién está obligado y sobre el caso del grupaje en grupaje y carga fraccionada.