El DeCA cuando la carga te sale en ruta

La situación

Son las 16:40. Has descargado en un polígono de Girona y, mientras cierras el portón, el encargado del almacén de al lado te pregunta si puedes llevarle cuatro palés a Barcelona, que su transportista habitual le ha fallado. Te da un albarán en papel con su membrete, la dirección de entrega, la descripción y el peso. Nada más.

Tu oficina cierra a las 17:00 y la persona que hace los documentos ya se ha ido. El albarán no lleva tu nombre, ni tu NIF, ni la matrícula. Y desde el 5 de octubre de 2026 ese viaje necesita un DeCA antes de arrancar: un PDF nativo con QR y URL única, con la hora de creación registrada. Un papel no vale. Una foto del albarán en el móvil no vale.

Este es el caso que ninguna herramienta de formulario resuelve bien, y el que DeCA Fast está hecho para resolver.

Por qué el formulario falla aquí

Las herramientas de DeCA del mercado son formularios: alguien teclea los ocho datos y sale el PDF. Funcionan cuando tráfico planifica desde la oficina con los datos ya en el sistema. En el muelle, con el camión cargado, fallan por tres motivos:

1. Quién teclea. El conductor, en el móvil, de pie, con guantes, con un albarán en la otra mano. NIF de nueve caracteres, dos matrículas, dos direcciones completas. Tres o cuatro minutos, y un error de tecleo en el NIF o la matrícula es un DeCA con datos inexactos.
2. Qué datos tiene. El albarán trae cargador, destino, mercancía y peso. No trae el transportista efectivo (tú) ni tus matrículas. El conductor tiene que saberlos de memoria o buscarlos.
3. Quién está. Si el DeCA lo hace la oficina, a las 16:40 no hay nadie. Y el camión no puede esperar a mañana.

El resultado real, hoy, es que ese viaje se hace sin documento. A partir del 5 de octubre eso son 401 a 600 euros si te paran.

Cómo se resuelve con una foto

1. El conductor envía por WhatsApp una foto del albarán o un audio dictando los datos. Diez segundos.
2. Se leen cargador, origen, destino, mercancía, peso y fecha del albarán.
3. Tu empresa y las matrículas de su camión ya están en su perfil: se añaden solas. No teclea nada.
4. El bot le devuelve el resumen; revisa y confirma con un toque. Si el peso no estaba claro, lo pregunta.
5. Recibe el PDF con QR en el chat, con la hora de emisión. Arranca.

Menos de un minuto, sin nadie en la oficina, sin saber de memoria el NIF de nadie. El DeCA existe antes de salir, que es lo único que la norma exige. El flujo con detalle está en cómo funciona.

Quién es quién en ese viaje

En el ejemplo, el almacén que te encarga la carga te contrata directamente: es el cargador contractual, y sus datos (nombre, NIF, domicilio) son los que van en el DeCA. Tú eres el transportista efectivo. Los dos estáis obligados a que el documento exista; tú eres el que lo lleva en el camión.

Si en lugar del almacén te llama una agencia para que hagas ese porte, el cargador contractual es la agencia, no el almacén cuyo membrete está en el albarán. El bot lee lo que hay en el papel; si el que te contrata es otro, lo corriges en el resumen o eliges uno de tus cargadores habituales. Detalle en subcontratación.

Casos que se dan en ruta

Qué tiene que hacer la oficina

Una vez: dar de alta la empresa y los vehículos, pasar el ID de empresa a los conductores y asignarles su camión. A partir de ahí, la oficina ve cada DeCA que emiten los conductores en el panel, con la hora, el conductor, el PDF y la URL, pero no tiene que intervenir en ruta. Puede emitir los servicios planificados desde el panel (manuales, ilimitados) y dejar el bot para lo que surge.

Para quién es esto

Para el transportista de reparto y distribución con uno a cinco camiones, que carga en muelle ajeno con albarán en papel y al que la mitad del trabajo le surge sobre la marcha. Es el caso de nuestro cliente de referencia, una empresa de reparto de Santa Coloma de Farners con base propia y rutas que se completan en ruta. Y es el caso del autónomo que vuelve de un porte y no quiere volver vacío (DeCA para autónomos).

Si toda tu operativa está planificada desde un TMS con días de antelación, la foto no te hace falta: emite desde la API o desde el panel. La foto es para cuando el papel te llega en el muelle.

Pruébalo con la próxima carga que te salga

Escribe al WhatsApp de demo y envía la foto del próximo albarán que te den. Sin registro. Verás el resumen y el PDF de prueba en menos de un minuto, igual que lo vería tu conductor a las 16:40 en un polígono de Girona. Desde 39 €/mes con 200 DeCA con foto (precios).