Cómo funciona DeCA Fast

La idea en una frase

El conductor hace una foto al albarán o dicta los datos por WhatsApp y recibe el DeCA en PDF con QR antes de arrancar. No teclea la matrícula, ni el NIF, ni el nombre de la empresa: eso ya está en el perfil. Solo envía la foto o el audio y confirma.

Lo que sigue es el detalle de cada paso, qué pasa cuando algo falla y qué hace la oficina.

Antes de empezar: alta en cinco minutos

La empresa (el gerente o quien administre) hace tres cosas una sola vez desde el panel web:

1. Da de alta la empresa: razón social, NIF. Es lo que irá como transportista efectivo en cada DeCA.
2. Da de alta los vehículos: matrícula del tractor y, si lo hay, del remolque o semirremolque.
3. Copia el ID de empresa y se lo pasa a cada conductor.

El conductor escribe al número de WhatsApp de la empresa, envía el ID y queda vinculado. La oficina ve el teléfono en el panel y le asigna su vehículo. Sin usuarios, sin contraseñas, sin app que instalar. Detalle en DeCA por WhatsApp.

Paso 1. Foto o audio

En el muelle, con la carga a bordo y el albarán del cargador en la mano, el conductor envía por WhatsApp una foto o un audio. Si es foto: buena luz, todo el papel dentro del encuadre, sin dedos encima de los datos; si el albarán tiene dos páginas, dos fotos seguidas, se leen juntas. Si es audio: dicta los datos del envío (cargador, origen, destino, mercancía, peso). El resto del flujo es el mismo.

Paso 2. Lectura

Del albarán se leen los datos que aporta el cargador: nombre, NIF y domicilio del cargador, origen, destino, descripción de la mercancía, peso y fecha. Si el albarán lleva una matrícula anotada, se ignora: la matrícula siempre sale del vehículo asignado al teléfono, para que un albarán con la matrícula de otro camión no acabe en el DeCA.

Cada dato leído lleva una medida de confianza. Si un dato obligatorio se ha leído con poca seguridad, el resumen del paso 4 lo marca para que el conductor lo revise.

Paso 3. Completar con el perfil

Lo que el albarán no dice, lo dice el perfil:

Los cargadores habituales y las direcciones de confianza se guardan solos con el uso y se pueden editar en el panel. Al tercer albarán del mismo cliente, el bot ya lo reconoce.

Si tras completar sigue faltando un dato obligatorio (un destino ilegible, un peso que no aparece), el bot pregunta solo ese dato, una pregunta por mensaje. El conductor responde con texto o con una segunda foto. Sin ese dato no se emite: la norma exige los ocho campos del artículo 6.

Paso 4. Confirmar

El bot devuelve un resumen:

He leído esto: Cargador: Embutidos Ejemplo SL (B17…) Origen: Pol. Ind. La Selva 12, Santa Coloma de Farners Destino: ⚠ Mercabarna, nave 3, Barcelona Mercancía: 4 palés embutido, 1.200 kg Fecha: hoy ¿Es correcto?

Con dos botones: Confirmar o Corregir. Si corrige, escribe el campo y el valor ("destino: nave 5") y recibe el resumen actualizado. Si no contesta en tres minutos y todos los datos obligatorios están, el DeCA se emite igualmente y queda marcado en el panel como no confirmado por el conductor. La confirmación mejora los datos; la falta de confirmación no deja al camión sin documento.

Paso 5. Emitir

Se genera el PDF nativo con los ocho datos, el identificador único (DECA-2026-000123), la fecha y hora de emisión del servidor, y el código QR con la URL única del documento. El PDF llega al chat:

DECA-2026-000123 emitido a las 10:42. Aquí tienes el PDF. Guárdalo: la inspección puede escanear el QR.

El conductor arranca. En un control enseña el PDF o el QR desde el mismo chat (inspección en carretera). El documento queda en el panel y se conserva sin borrado.

Tiempo total desde el envío: unos 15-20 segundos en el móvil, por WhatsApp, sin escribir. Con confirmación, menos de un minuto.

Qué cumple el PDF

Los detalles de cada punto en requisitos técnicos. Puedes comprobar cualquier PDF, el nuestro o el de otro proveedor, con el validador.

Si algo cambia en ruta

Cambio de camión, de destino, de carga. El conductor lo pide desde el chat ("corregir un DeCA") o la oficina desde el panel. Se emite un DeCA nuevo con nuevo número, URL y QR, que indica a cuál sustituye y por qué. El antiguo pasa a sustituido, sigue accesible y avisa del nuevo. El conductor recibe el nuevo PDF en el chat. Es la vía 2 del apartado quinto de la Resolución (modificar el DeCA). Nunca se edita un DeCA emitido y nunca se corrige nada a mano.

Qué hace la oficina

Desde el panel web:

• Vehículos y teléfonos: dar de alta matrículas, ver qué teléfono está vinculado y con qué vehículo, cambiar la asignación, eliminar un teléfono cuando un conductor deja la empresa.
• Histórico: todos los DeCA con fecha, número, conductor, estado (emitido, sustituido, anulado), PDF y URL. Filtro por fechas y estado.
• DeCA manual: formulario con los mismos campos, autocompletado con cargadores y direcciones guardadas. Para servicios planificados desde la oficina. Ilimitados, no cuentan en el plan.
• Sustituir y anular un DeCA con motivo.
• Cargadores habituales y direcciones de confianza: revisar y corregir lo que el sistema ha ido aprendiendo.
• Claves API para conectar el ERP o TMS (API).
• Suscripción: plan, consumo del mes, facturas.

Qué pasa cuando algo falla

Lo que no hace

• No sustituye al albarán ni a la carta de porte: el DeCA es el documento de control; los demás siguen su curso (DeCA y albarán).
• No firma electrónicamente: el DeCA no lo requiere (firma electrónica).
• No agrupa hoy varios envíos en un DeCA: un albarán, un documento. La agrupación está prevista para más adelante.
• No hace el flujo del cargador: el cliente de DeCA Fast es el transportista efectivo. Si eres cargador, lee esto.

Pruébalo con tu albarán

No hace falta registrarse. Escribe al WhatsApp de demo, envía la foto de un albarán tuyo y recibe un DeCA de prueba (con marca de agua, no válido) en menos de un minuto. Verás exactamente lo que vería tu conductor. Detalle en la demo por WhatsApp.