Diez errores frecuentes al emitir el DeCA y cómo evitarlos

Estos son los fallos que más vemos en documentos de control, en las conversaciones con transportistas y en los PDF que nos llegan para comprobar. Cada uno lleva lo que dice la norma y cómo evitarlo. Ninguno es raro; todos son de los que un agente ve en treinta segundos.

1. Emitirlo después de salir

El más grave y el más común. El conductor arranca "y lo hago en la primera parada", o la oficina lo genera a mediodía para los viajes de la mañana. La Resolución exige transformar los datos en fichero "siempre antes del inicio efectivo del servicio" y obliga a la aplicación a registrar la hora de creación. Un DeCA con hora de creación posterior a la salida es un DeCA hecho tarde, y la hora está en los metadatos.

Evitarlo: la regla es "el DeCA existe antes de cerrar el portón". Si lo emite la oficina, con antelación. Si surge en ruta, el conductor lo emite en el muelle (cómo hacer el DeCA).

2. Olvidar la matrícula del remolque

El artículo 6 g) exige, en un conjunto articulado, "tanto la matrícula del vehículo tractor como la del semirremolque o remolque". Muchos formularios tienen un solo campo de matrícula, y muchos conductores solo saben la del tractor.

Evitarlo: dar de alta los conjuntos con las dos matrículas y que salgan del perfil del vehículo, no de la memoria del conductor (datos obligatorios).

3. Poner al cargador equivocado

El albarán lleva el membrete del dueño de la mercancía. Pero si te contrató una agencia, un operador u otro transportista, el cargador contractual es ese intermediario, no el dueño. El artículo 4 b) lo dice expresamente. Y los datos del cargador son los primeros que un agente contrasta.

Evitarlo: en cada relación, saber quién te contrata. Si es siempre la misma agencia, tenerla guardada como cargador habitual (subcontratación).

4. Corregir a mano

Se cambia el remolque, el conductor tacha la matrícula en la copia impresa y escribe la nueva. La Resolución (apartado séptimo) es tajante: "no se tendrán en cuenta las anotaciones manuscritas". El documento sigue diciendo la matrícula antigua.

Evitarlo: cualquier cambio se hace desde la aplicación, por una de las dos vías del apartado quinto, y el conductor recibe el PDF nuevo (modificar el DeCA).

5. QR que abre una página con botón

El apartado tercero.4 invalida "cualquier URL que dirija a una página web que requiera credenciales o autenticación, ni que incorpore botones de descargas u otros elementos que impliquen una interacción manual". Muchas herramientas enlazan el QR a una ficha bonita del documento con un botón "Descargar PDF". No cumple.

Evitarlo: escanea el QR de un DeCA tuyo con un móvil sin sesión abierta. Si no se abre el PDF directamente, habla con tu proveedor (validador).

6. PDF que es una imagen

Se fotografía o escanea el albarán, se guarda como PDF y se le pone un QR. El apartado segundo.2 excluye "los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas".

Evitarlo: el DeCA se genera desde datos. Si tu herramienta te deja "subir" el albarán como documento, no está haciendo un DeCA (una foto no es un DeCA).

7. Dejar el peso en blanco

El albarán dice "4 palés" y el formulario pide kilos. Se deja vacío. El artículo 6 d) exige la naturaleza y el peso, y prevé que si el peso exacto es difícil de determinar "se buscará otro tipo de magnitud". Cuatro palés con peso estimado vale; nada, no.

Evitarlo: aceptar magnitudes alternativas y no emitir nunca con el campo vacío.

8. Un DeCA genérico para toda la ruta

Un solo documento con "varios destinos" y "mercancía diversa" para una ruta de reparto de varios clientes. La agrupación del apartado sexto solo vale si cargador contractual y transportista efectivo son los mismos en todos los envíos, y exige identificar origen, destino, mercancía y peso de cada envío.

Evitarlo: un DeCA por cargador contractual; dentro de cada uno, envíos identificados (agrupar envíos).

9. Tratar el transporte internacional como interior (o al revés)

Un porte Barcelona–Lyon no lleva DeCA (lleva CMR). Un camión portugués que hace Valencia–Alicante sí lo lleva (cabotaje). Confundirlo en cualquiera de los dos sentidos es documento erróneo o carencia.

Evitarlo: la pregunta es si origen y destino están en España (transporte internacional).

10. No poder entregar el DeCA meses después

El cargador o la inspección pide el documento de un servicio de hace ocho meses y nadie lo encuentra: el conductor borró el chat, el proveedor caducó el enlace, la oficina no guardó nada. La conservación es de un año, para cargador y transportista.

Evitarlo: que la herramienta conserve sin borrar y que la otra parte tenga la URL o acceso (conservación).

Y uno de propina: creer que hay que firmar

No hay que firmar el DeCA. Añadir una pantalla de firma en el muelle solo alarga el proceso. Si tu documento hace además de carta de porte y quieres firmarlo, la firma debe ser avanzada o cualificada (firma electrónica).

Cada uno de estos errores es, para la inspección, carencia o falta de datos esenciales: 401 a 600 euros. Y casi todos se evitan con lo mismo: que el conductor no teclee lo que puede salir del perfil, que la emisión sea antes de arrancar, y que la herramienta cumpla la URL. Es lo que revisa la checklist para el 5 de octubre.