Una foto del albarán no es un DeCA (pero sirve para hacerlo)

Si buscas "DeCA foto albarán", la mayoría de los resultados te dirán lo mismo: una foto no vale como DeCA. Es cierto. Pero se queda a medias, porque una foto es la forma más rápida de hacer un DeCA. La diferencia entre las dos frases es la diferencia entre entender la norma y no entenderla.

Lo que dice la norma

La generación de los ficheros electrónicos será nativa digital, es decir, mediante la transformación de los datos estructurados contenidos en las aplicaciones informáticas en signos de escritura legibles. No serán válidos, por tanto, los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas.

Dos partes. La primera dice cómo se genera un DeCA válido: transformando datos estructurados (campos: cargador, NIF, origen, destino…) en texto legible. La segunda dice qué no vale: un fichero que venga de escanear un papel o de una imagen.

Una foto del albarán es una imagen digitalizada. Un PDF con la foto del albarán dentro es un fichero obtenido a partir de una imagen digitalizada. Ninguno de los dos es un DeCA, aunque el albarán fotografiado tenga los ocho datos y aunque le pongas un QR encima.

Por qué la norma lo prohíbe

Tres motivos, que se deducen del propio texto y del preámbulo:

1. Legibilidad. Un PDF nativo tiene texto real: se puede seleccionar, buscar, leer con cualquier tamaño de pantalla. Una imagen depende de la luz, el enfoque y la resolución. El agente que descarga el documento en la carretera tiene que poder leer el NIF sin adivinar.
2. Integridad. Con datos estructurados, la aplicación sabe qué hay en cada campo y puede registrar la hora de creación y cada modificación. Una imagen es opaca: no se sabe qué dice ni cuándo se hizo el papel que retrata.
3. Trazabilidad. El documento de control se hace antes del transporte. Un escaneo puede hacerse en cualquier momento de cualquier papel. Un PDF generado desde datos, con hora de servidor, no.

Qué es un PDF "nativo digital"

Un PDF que ha sido compuesto a partir de texto y datos, no a partir de una imagen. Prueba sencilla: abre el fichero e intenta seleccionar una palabra. Si puedes seleccionarla y copiarla, es nativo. Si al arrastrar se marca toda la página como un bloque, es una imagen.

Un PDF exportado desde Word es nativo. Un PDF generado por una aplicación desde una base de datos es nativo. Un PDF hecho con la app "escanear" del móvil no lo es, aunque tenga extensión .pdf.

Entonces, ¿para qué sirve la foto?

Para lo que sirve un albarán: para saber qué se transporta, para quién, desde dónde y hasta dónde. El albarán del cargador lleva, casi siempre, seis de los ocho datos del DeCA: cargador (nombre, a veces NIF y domicilio), origen, destino, mercancía, peso y fecha. Le faltan los dos que aporta el transportista: su nombre y NIF, y las matrículas.

La foto es la manera de que esos seis datos entren en la aplicación sin que nadie los teclee. La aplicación los lee de la imagen, los convierte en datos estructurados, añade los dos que faltan desde el perfil del transportista y del vehículo, y genera el PDF nativo desde esos datos. El resultado cumple el apartado segundo.2 al pie de la letra: transformación de datos estructurados en signos de escritura legibles.

La foto se queda fuera. No se incrusta en el PDF, no forma parte del documento. Es la entrada, no la salida.

La diferencia en una tabla

Lo que sí puede fallar en la vía de la foto

Que el albarán no traiga un dato (el peso, un destino abreviado) y la aplicación tenga que preguntarlo. Que la foto salga mal y haya que repetirla. Que el albarán tenga el nombre del dueño de la mercancía y el cargador contractual sea una agencia, con lo que el conductor tiene que corregirlo. Ninguno de estos problemas es de la norma: son los de cualquier método de entrada de datos, y se resuelven con una pregunta por chat antes de emitir.

Lo que no puede fallar es lo esencial: el documento que sale es un PDF nativo, con hora, URL y QR, generado antes de arrancar.

Cómo lo hacemos

Es exactamente el flujo de DeCA Fast: el conductor envía la foto por WhatsApp, se leen los datos, se completan con el perfil, confirma y recibe el PDF nativo con QR. Puedes verlo con la demo sin registro: envía la foto de un albarán y abre el PDF que te llega. Selecciona el texto. Compara con la foto que enviaste.

Más sobre la relación entre los dos documentos en DeCA y albarán, y sobre por qué esta vía es la que resuelve la carga que aparece en un muelle ajeno, en el DeCA en ruta.