Cuánto tiempo hay que guardar el DeCA

Un año, para los dos obligados

La obligación de conservar el documento de control viene de la Orden FOM/2861/2012 y la Resolución de 5 de junio de 2026 la adapta al formato electrónico.

1. Los sujetos obligados a documentar los envíos conforme a lo previsto en esta orden, deberán conservar un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año.

2. La conservación de la documentación original o, en su caso, la de la copia, podrá realizarse en cualquier soporte siempre y cuando se mantenga íntegramente toda la información exigida en la presente orden y los datos sean legibles.

Tanto los cargadores contractuales y los transportistas efectivos en el caso de mercancías [...] deberán conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados. Se podrán conservar en el mismo repositorio indicado en el punto 3 del apartado primero de esta resolución o en otro repositorio diferente habilitado al efecto. En el caso de transporte de mercancías, cargador contractual y transportista efectivo podrán tener su propio repositorio independiente para la conservación de los ficheros. Si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año.

Tres ideas:

1. Quién: los dos sujetos obligados, cargador contractual y transportista efectivo. No solo quien emitió.
2. Cuánto: al menos un año. La norma no fija un máximo.
3. Cómo: en cualquier soporte que mantenga la información íntegra y legible. En electrónico, el fichero PDF generado.

Repositorios independientes o compartidos

La Resolución resuelve la duda práctica de quién guarda qué cuando lo emite uno solo:

En la práctica, lo más sencillo es que la herramienta que emite conserve el fichero y que la URL del documento siga funcionando durante el periodo de conservación, para que la otra parte pueda descargarlo cuando quiera.

Descarga por URL: siete días o un año

Aquí hay dos plazos distintos que conviene no mezclar:

• Conservación del fichero: un año como mínimo (apartado segundo.4 y artículo 9).
• Descarga por la URL del QR: obligatoria durante todo el servicio; la Resolución permite desactivarla siete días naturales después de finalizar el servicio (apartado tercero.5).

Es decir, la norma permite que el enlace del QR deje de descargar el PDF a la semana de la entrega, siempre que el fichero siga guardado y accesible para los obligados y la inspección durante el año. Es una opción, no una obligación. Hay herramientas que la usan por seguridad; otras mantienen la URL activa.

Qué hay que conservar exactamente

• El fichero PDF generado, tal como se emitió.
• Si hubo modificaciones, también las versiones anteriores. La Resolución exige que, si se genera un PDF nuevo, "se deberá conservar el fichero electrónico generado inicialmente" (apartado quinto.2). Si se modificó el mismo PDF, los datos anteriores quedan marcados como no válidos dentro del documento (modificar el DeCA).
• Conviene conservar el registro de fecha y hora de creación y modificación, que ya está en los metadatos del PDF.

No es obligatorio conservar la foto del albarán ni el albarán en papel a efectos del DeCA. Otras normas (fiscales, contractuales) pueden exigir conservar el albarán o la carta de porte por sus propios plazos.

Qué pide la inspección después del viaje

La Inspección de Transporte Terrestre puede requerir la documentación de control de servicios ya realizados, dentro del año. El requerimiento puede llegar al cargador o al transportista, y cada uno tiene que poder aportar el fichero. No poder aportarlo equivale a carencia: infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT (sanciones).

Errores frecuentes

• Borrar los documentos al cerrar el mes o al facturar. El año corre desde el servicio, no desde la factura.
• Confiar en el WhatsApp del conductor como archivo. El PDF que recibió el conductor es su copia a bordo; el repositorio es otra cosa.
• Cambiar de proveedor y perder acceso a los ficheros anteriores. Antes de cambiar, exporta o asegura la descarga durante el año.
• El cargador no guarda nada porque "lo hizo el transportista". Puede no guardarlo si puede descargarlo; si el transportista cierra o borra, el cargador queda sin documento.

Resumen para la operativa

1. La herramienta que emite guarda el PDF (y sus versiones) al menos un año.
2. La otra parte tiene la URL o el acceso para descargarlo en ese plazo.
3. La URL del QR funciona durante el servicio; desactivarla a los siete días es opcional.
4. Nadie borra nada antes del año.

Detalle de los demás requisitos en requisitos técnicos.