Guía del DeCA para gestorías: qué preguntar a cada cliente transportista

Si llevas la asesoría de transportistas, el DeCA te va a llegar en forma de pregunta: "¿esto me afecta?", "¿lo hago yo o lo haces tú?", "¿me pueden multar?". Esta guía está pensada para que respondas en una llamada de cinco minutos, sepas qué le falta a cada cliente y tengas una circular lista para enviar.

Lo que hay que saber en dos párrafos

El documento de control del transporte de mercancías existe desde 2013 (Orden FOM/2861/2012). Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 es el soporte: desde esa fecha tiene que ser un PDF nativo digital, con fecha y hora de creación en los metadatos, accesible por una URL única HTTPS que descargue el fichero directamente, con un código QR dentro del propio PDF, y generado antes de que el camión salga. Lo fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera (BOE-A-2026-12784).

Están obligados el cargador contractual (quien contrata el transporte) y el transportista efectivo (quien lo hace con sus vehículos), de forma conjunta. Cualquiera de los dos puede emitirlo; si no hay documento, responden ambos. Responden de datos concretos: el cargador de los suyos y de la mercancía, el transportista de la fecha y las matrículas (Orden TRM/282/2026). La infracción es grave, artículo 141.17 de la LOTT, con multa de 401 a 600 euros (normativa, sanciones).

Las cinco preguntas para cada cliente

1. ¿Hace transporte público de mercancías con autorización de transporte?

Si la respuesta es sí, está dentro. El artículo 2.1 de la Orden exime a los transportes que no requieren título habilitante (autorización) de la Administración, lo que incluye el transporte privado complementario de mercancías propias; a las mudanzas; al traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales; y a la paquetería con un "reducido número de bultos que puedan ser fácilmente manipulados por una persona". El transporte internacional queda fuera porque usa los documentos de sus convenios (CMR). Grupaje y carga fraccionada no están exentos (quién está obligado, excepciones).

2. ¿Quién le está haciendo hoy el documento de control?

Tres respuestas posibles:

• Nadie / el albarán del cliente. Es lo más habitual en pequeños transportistas. El albarán no vale como DeCA: le faltan el transportista con NIF y las matrículas, y no cumple el formato (DeCA y albarán). Este cliente necesita una herramienta antes del 5 de octubre.
• El cargador o la agencia se lo dan. Bien, mientras siga siendo así. Conviene que el transportista compruebe que el documento que recibe cumple (PDF, QR, URL) y que él sale como transportista efectivo con su NIF. Si algún día carga para alguien que no se lo da, tiene que poder emitirlo él.
• Ya usa un software. Comprobar que desde el 5 de octubre genera el formato de la Resolución de 2026 (no el de la Resolución de 2023, que queda sin efecto).

3. ¿Le surgen cargas sin planificar?

Reparto, distribución, carga fraccionada, portes de vuelta, autónomos: sí. Si el conductor recibe cargas en un muelle ajeno con un albarán en papel y nadie en la oficina lo sabe de antemano, necesita una forma de emitir el DeCA él mismo, allí, antes de arrancar. Una herramienta que solo maneja la oficina no le resuelve ese caso (el DeCA en ruta).

4. ¿Cuántos DeCA hará al mes?

Un DeCA por envío. Un autónomo con un porte largo al día, unos 20 al mes; un furgón de reparto con diez entregas de distintos clientes, 200. El volumen determina el plan y el precio por documento; la calculadora lo saca con dos datos.

5. ¿Quién guarda los documentos un año?

Cargador contractual y transportista efectivo tienen que conservar el DeCA un año. Puede hacerlo uno y darle acceso al otro. Si el cliente los emite con una herramienta, la herramienta debería conservarlos y permitir la descarga; si los emite el cargador, el transportista tiene que poder descargarlos durante ese año (conservación).

Qué puede hacer la gestoría

• Informar: la circular de abajo.
• Diagnosticar: las cinco preguntas, cliente por cliente.
• Dar de alta al cliente en una herramienta y configurar la empresa (razón social, NIF) y los vehículos (matrículas), que es lo único que hay que preparar. El conductor solo vincula su móvil.
• Supervisar: con acceso al panel del cliente, ver que los DeCA se emiten y que no hay huecos.
• Lo que no: emitir el DeCA por el cliente desde la gestoría, salvo que tengáis los datos antes de que salga cada camión. El DeCA se emite antes de arrancar y por envío; no encaja con una gestión a posteriori.

Para gestorías con varios clientes transportistas, la página DeCA para gestorías explica cómo gestionar varias empresas con un acceso.

Plantilla de circular

Asunto: Documento de control del transporte electrónico (DeCA) obligatorio desde el 5 de octubre de 2026

Estimado cliente:

A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control que debe acompañar a cada transporte público de mercancías realizado con autorización de transporte tiene que ser electrónico: un PDF con código QR y una dirección de internet donde la inspección pueda descargarlo, generado antes de que el vehículo salga. Lo establece la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera.

El documento lo pueden emitir el cargador o el transportista. Si el transporte se realiza sin él, la infracción es grave y la multa va de 401 a 600 euros por servicio; responden ambos.

Le pedimos que nos indique:

1. Si realiza transporte público de mercancías con autorización de transporte (y si hace mudanzas o paquetería ligera, que tienen exención).
2. Quién le entrega hoy el documento de control (nadie, el cargador, un programa).
3. Si sus conductores reciben cargas no planificadas en ruta.
4. Cuántos envíos hace aproximadamente al mes.

Con esa información le indicaremos qué necesita para cumplir a tiempo. Le recordamos que el albarán o la carta de porte habituales no sustituyen al documento de control salvo que contengan todos los datos exigidos y cumplan el formato electrónico.

Quedamos a su disposición.

Adapta el tono y añade tu firma. Los datos normativos de la circular están en la normativa del DeCA con enlace al BOE.

Para tenerlo a mano

• Checklist para el 5 de octubre: imprimible, para repasar con cada cliente.
• Datos obligatorios: los ocho campos y quién responde de cada uno.
• Preguntas frecuentes: las que te van a hacer.