Cuánto cuesta realmente un DeCA: el precio del software y el precio del tiempo

Cuando se compara software para el DeCA, la conversación gira en torno al precio por documento: 0,10 €, 0,20 €, 0,35 €. Es un dato útil y lo publicamos en nuestra comparativa. Pero es la parte pequeña del coste. La parte grande está en los minutos que alguien dedica a cada documento, casi siempre con un camión parado. Vamos a ponerle números.

El precio del software

Datos publicados por los proveedores, consultados el 14/09/2026 (detalle y fuentes en la comparativa):

Para un transportista que hace 100 DeCA al mes, la diferencia entre el más barato y el más caro de los publicados es de unos 30 € al mes. No es cero, pero no es lo que decide.

El precio del tiempo

Un DeCA con formulario requiere teclear ocho datos: cargador (nombre, NIF, domicilio), origen, destino, mercancía, peso, fecha, matrículas. Con autocompletado de clientes habituales, dos minutos; sin él, o con un cargador nuevo, tres o cuatro. Desde el móvil, de pie, en un muelle, más.

Un DeCA desde una foto del albarán requiere hacer la foto, mirar el resumen y confirmar. Menos de un minuto, incluida la confirmación.

¿Cuánto vale una hora de conductor con el camión parado? Depende de la empresa: salario, coste del vehículo detenido, servicios que no se hacen. Cada uno tiene su cifra. Con cualquier cifra razonable, a partir de unos cien DeCA al mes el ahorro de tiempo supera con holgura la diferencia de precio entre herramientas.

El coste de no hacerlo

Hay un tercer coste que no aparece en ninguna tabla: el del DeCA que no se hace. Con un formulario que solo maneja la oficina, la carga que le surge al conductor a las cinco de la tarde en un muelle ajeno sale sin documento. Cada uno de esos servicios es una exposición de 401 a 600 euros si hay control (sanciones). Un solo caso al mes cuesta más que un año de la herramienta más cara de la tabla.

Este coste no se reduce eligiendo un precio por documento más bajo. Se reduce con una forma de emitir que el conductor pueda usar solo, en el muelle, sin teclear (el DeCA en ruta).

Poniéndolo todo junto

Coste mensual real de un DeCA = precio del software + (minutos por DeCA × DeCA al mes × coste del minuto) + (DeCA que no se hacen × probabilidad de control × multa).

Ejemplo con una empresa de reparto de tres furgones, 110 DeCA al mes en ruta, conductores que tardan tres minutos con formulario:

El software cuesta 17 € más al mes. A cambio, casi cuatro horas de conductor al mes, más lo que valga no dejar ningún servicio sin documento.

Cómo calcular el tuyo

La calculadora de coste hace la cuenta con tus datos: cuántos DeCA con foto haces al mes y cuánto tardas hoy. Devuelve el plan más barato, el coste por documento y las horas ahorradas. Los precios que usa son los públicos de precios, sin IVA.

Tres consejos para comparar bien

1. Pide el precio por documento a tu volumen, no el del plan más grande. Un bono de 0,20 € con pocos documentos es más barato que una suscripción; con muchos, al revés.
2. Cronometra un DeCA con la herramienta que estés probando, en el muelle, con el móvil, con un cargador nuevo. No en la oficina con datos precargados.
3. Pregunta qué pasa con la carga que surge en ruta. Si la respuesta es "el conductor rellena el formulario", cronometra eso también.

Y si el proveedor no publica precios, pregúntate por qué. Lo que hay gratis, y lo que no, en DeCA gratis.